Apporter à tous un service public de qualité

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Le service Qualité, tel qu’il existe actuellement, a pour objectif d’apporter un appui méthodologique et technique à l’administration, à la rédaction, à l’instruction et au suivi de la base documentaire Intraqual.

PRESENTATION DU SERVICE ET DE SES MISSIONS

Le service est composé d’une personne.

En effectif très limité, le service n’est pas actuellement en mesure de se déployer sur les autres composantes de son périmètre initial à savoir les audits qualitatifs, les revues de procédure et les revues de conformité.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE EN 2024

Le service a connu sur l’année 2024 le départ de sa responsable qualité, actuellement non remplacée. Pour autant, le service a pu, en complément de ses activités de suivi et d’administration de la base Intraqual, réaliser des audits de risque pour chaque processus du siège de l’UC-IRSA, qui ont été transmis au responsable PCA. Ils vont notamment permettre l’élaboration de niveaux de criticité nécessaire à la documentation de ce premier PCA.

Le service Ingénierie Promotion et Accès à l’EPS a pour mission d’organiser les actions relevant du marketing de l’offre de services EPS auprès de nos publics prioritaires et de structurer les processus de relation Client appelés à évoluer pour s’aligner sur les orientations de l’Assurance Maladie. Il intervient donc en appui du réseau, et fédère les acteurs locaux (Chargés de Conseil et Développement, Cadres administratifs et Médecins Responsables des CES et services supports) autour des sujets communs visant la performance des dispositifs de promotion et l’efficacité de l’accès aux offres, pour l’inclusion des publics.

Ses principales missions :

• Identifier, structurer, organiser et suivre les actions de développement à mener afin de faire connaître les offres de prévention auprès des différents publics, y compris à travers les partenariats,
• Piloter et évaluer les projets et actions de promotion de nos offres auprès des publics : campagnes d’invitations, parcours « Client », ingénierie partenariale, etc.
• Assurer la maîtrise d’ouvrage, la gestion et le déploiement du système d’information autour de la gestion de l’activité et de la relation client
• Rénover et harmoniser les processus d’inscription et de gestion des rendez-vous à l’EPS jusqu’à l’arrivée du consultant,
• Suivre les indicateurs de recrutement des consultants et de la gestion de la relation clients et évaluer des actions.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

Déploiement d’OSIRIS et lancement du RDV en ligne
• Déploiement des modules de l’outil sur les 4 grappes de CES
• Formation des équipes aux nouvelles fonctionnalités
• Lancement du rendez-vous en ligne à partir d’avril 2024
• Mise à jour du module de gestion des campagnes d’invitations basé sur la nouvelle requête nationale
• Lancement du module de gestion des stocks
• Création d’une bibliothèque de mails et sms

Déploiement de SAGES 2 dans tous les CES
• Participation au Copil placé sous le pilotage d’Aurélie Lottin
• Organisation du déploiement en 3 grappes de CES
• Travail en grande proximité avec la CPAM 33 (CSO hebdomadaire)
• Configuration des bacs à sable
• Formation des équipes administratives à l’outil
• Accompagnement des équipes au travers d’une cellule d’assistance au démarrage et de suivi du déploiement
• Développement d’outils (FAQ, …)
• Accompagnement des CES à la montée en charge
• Synchronisation OSIRIS Agenda/SAGES 2
• Intégration de la base partenaire SAGES 2 pour tous les CES

Participation à l’expérimentation MBP organisée par la CNAM
• Pilotage de l’expérimentation pour l’UC-IRSA
• Mise en place d’un COPIL (Médecins de santé public, CES, direction, service communication)
• Organisation de l’expérimentation sur les CES 18 et 37
• Développement d’outils : support de communication, argumentaire partenaire, suivi de l’activité
• Participation aux Copil nationaux
• Participation aux instances des ARS sur MBP

Lancement du portage national OSIRS et premiers travaux

Contribution aux groupes de travail CNAM et Cetaf: GT précarité, GT pilotage, GT stratégie de recrutement à l’EPS, partenariat, etc.

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Le service communication s’est essentiellement concentré sur la place occupée et la visibilité de l’organisme sur les réseaux sociaux, afin de pouvoir actionner des premiers leviers facilitants recrutement des professionnels de santé. Véritable défi dans notre secteur d’activité, la mission prioritaire de l’équipe fut de co-constuire avec les ressources humaines un socle stratégique quant à la marque employeur de l’UC-IRSA. La campagne nationale Mon métier ma mascotte a été reprise par le service pour donner la parole aux professionnels et relayer ces témoignages sur de nouveaux canaux de communication, tels que Linkedin et le Quotidien du Médecin qui renforcent notre présence sur les réseaux sociaux professionnels dédiés à valoriser les missions assurer parles équipes de l’institut.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

• "Bouger 30 minutes par jour" : Cette Grande Cause Nationale est née en raison d’une urgence sanitaire, la sédentarité croissante. L’objectif est d’inciter les Français, à pratiquer davantage d’activité physique et sportive avec un repère simple : 30 minutes par jour. Chaque mois, le service Communication proposait aux agents une activité, un défi, une découverte ou un partage de pratique sportive.
• Enrichissement des campagnes Instragram dédiées aux jeunes femmes de 25 ans : @Jai25AnsEt.
• Création de la campagne "Mon Métier, ma Mascotte" : Le recrutement des professionnels de santé est aujourd’hui bien souvent synonyme de défis. C’est pourquoi, afin d’attirer l’attention et donner envie à nos futurs collaborateurs de nous rejoindre, une nouvelle campagne de communication fut créée puis relayée sur LinkedIn, intitulée « Mon métier, ma mascotte ». Les Médecins Responsables sont les premiers à se prêter au jeu : ils nous expliquent leurs parcours et nous partagent la « mascotte » qui les accompagne au quotidien.

PRESENTATION DU SERVICE ET DE SES MISSIONS

Le DPO est chargé de recenser les activités de traitement (cartographie des traitements par activités), Informer, conseiller le responsable de traitement (responsable légal UC-IRSA), les membres de la direction, les responsables de services, de projets, de processus et les sous-traitants.

Il est également chargé de sensibiliser périodiquement l’ensemble du personnel, tenir l’inventaire (Registres RT* et ST*) et documenter (Mentions d’information) les traitements de données personnelles.

Il veille à la mise en œuvre les mesures appropriées pour permettre de démontrer le respect du RGPD, en auditant et contrôlant de manière indépendante la conformité des activités de traitement internes UC-IRSA ou externes (Sous-Traitants), la répartition des responsabilités, la sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement et actualise les mesures, si nécessaire.

Il pilote la production et la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de procédures et de règles de contrôle pour une protection efficace des données personnelles de de la vie privée des personnes concernées.

Il s’assure de la bonne gestion des demandes d’exercice de droits, des réclamations et requêtes formulées par les personnes concernées et assiste les services dans la réponse à apporter.

Enfin, il coopère avec l'autorité de contrôle (CNIL), fait office de point de contact (en cas de violation de données ou de contrôle de la CNIL), prend les mesures nécessaires et procède aux déclarations de violation de données le cas échéant.

L'ACTIVITE EN CHIFFRES

Au niveau du registre des traitements de l’Organisme :

• 28 fiches de traitements actuellement au registre de l’organisme
• 9 fiches traitements ont été ajoutées en 2024 au registre dans l’outils Retrace
• 4 fiches ont été retirées en 2024 du registre car remplacées par de nouvelles fiches actualisées
• 6 fiches ont été modifiées en 2024 au niveau de leur contenu
• 4 fiches ont été retirées du registre, les traitements visés n’étant plus mis en œuvre dans notre structure.

Au niveau des audits de conformité menés :

• 10 Audits de services réalisés entre juin et décembre

Analyses sur projets de traitements :

• 12 projets de conventions partenaires
• 2 Projets de mentions d’information sur les formulaires d’inscription pour les campagnes de vaccination et pour le processus d’invitation des consultants
• 1 Projet de questionnaire de satisfaction et de formulaire d’entretien

Au niveau des demandes d'exercice de droits :
4 demandes d'exercices de droits en 2024 :

• 2 demandes d’opposition aux relances dans le cadre de l’inscription à l’EPS
• 1 demande de rectification concernant une donnée médicale d’un consultant
• 1 demande d’information sur les délais de conservation des documents

LES TEMPS FORTS DE 2024

Observations liminaires : Les faits marquants

La période de référence a notamment été marquée par :

• La prise de fonction du nouveau DPO au 1er Mars 2024
• La validation de la feuille de route pour la conformité RGPD présentée à la Directrice en mars 2024
• La mise à jour de la documentation interne et des outils d’exercice de la fonction
• La formation d’un DPO remplaçant sur les missions de réponse aux demandes d’exercice de droits
• Les impulsions données aux opérations de communication et sensibilisation en matière de protection des données (réalisation d’une réunion d’information à l’ensemble de la ligne managériale, instauration d’une communication trimestrielle à l’ensemble des agents sur un thème précis, inscription de l’ensemble des agents de l’organisme à la formation en ligne Syfadis « Sensibilisation à la protection des données (MAJ 2023) »).